Irgendwo da draußen ist das perfekte Produktivitätssystem. Das, das endlich alles zum Klicken bringt. Das Framework, das zu deinem Gehirn passt. Das Tool, das Reibung eliminiert.
Du hast es nur noch nicht gefunden.
Also recherchierst du. Du probierst neue Apps. Du liest Produktivitätsbücher. Du schaust YouTube-Videos über Bullet Journaling, Time Blocking, GTD, PARA, Zettelkasten. Du testest Methoden, verwirfst sie, versuchst andere.
Währenddessen wartet die eigentliche Arbeit.
Das ist der Mythos des perfekten Workflows: der Glaube, dass das richtige System zu finden eine Voraussetzung dafür ist, die Arbeit zu machen. Ist es nicht. Die Suche nach Perfektion ist oft verkleidete Prokrastination.
Workflow-Optimierung als Vermeidung
An deinem System zu tüfteln fühlt sich produktiv an. Du organisierst! Verbesserst! Bereitest dich vor, wirklich zu arbeiten!
Aber es ist nicht die Arbeit. Es ist Vorbereitung, die die Arbeit verhindert.
Jede Stunde, die du damit verbringst, deine Task-Kategorien zu perfektionieren, ist eine Stunde, die du nicht an Tasks verbringst. Jeder Tag, den du mit der Migration zu einem neuen Tool verbringst, ist ein Tag, den du nicht mit Shippen verbringst. Jede Woche, die du damit verbringst, eine neue Methodik zu lernen, ist eine Woche verzögerte echte Arbeit.
Die Erträge nehmen schnell ab. Die erste Stunde System-Setup hilft. Die zwanzigste Stunde Optimierung ist wahrscheinlich Prokrastination.
Gut genug ist genug
Die Schwelle für einen funktionalen Workflow ist niedrig.
Kannst du Tasks erfassen? Kannst du sehen, was zu tun ist? Kannst du Dinge als erledigt markieren? Kannst du grob priorisieren?
Das war’s. Alles darüber hinaus ist optionale Verbesserung, die vielleicht hilft oder vielleicht nicht.
Kanman trifft genau diese Schwelle und hört auf. Projekte und Tasks. Ziehen zum Neu-Sortieren. Abhaken zum Erledigen. Keine Methoden, keine Frameworks, keine Optimierungen zum Nachjagen.
Das ist keine Feature-Armut. Es ist die Erkenntnis, dass Workflow-Tools der Arbeit dienen - sie sind nicht die Arbeit selbst. Ein gutes-genug-Tool, das konsequent genutzt wird, schlägt ein perfektes Tool, das endlos konfiguriert wird.
Die Perfektionismus-Falle
Workflow-Perfektionismus hat einen bestimmten Geschmack.
Du startest mit einem neuen System. Es scheint super. Du bist eine Weile produktiv. Dann bemerkst du einen Reibungspunkt. Vielleicht sind Tags nicht ganz richtig. Vielleicht ist die Kalender-Integration nicht perfekt. Vielleicht ist die mobile App träge.
Also suchst du nach etwas Besserem. Du findest es, migrierst, fühlst dich wieder produktiv. Bis zum nächsten Reibungspunkt.
Dieser Zyklus kann jahrelang laufen. Du optimierst immer ohne abzuschließen. Bereitest immer vor ohne zu produzieren. Das perfekte System bleibt genau hinter dem Horizont, immer nur einen Tweak entfernt.
Die Falle: Produktivitätssysteme sind nie reibungslos. Die Reibung, vor der du fliehst, wird auch im nächsten Tool existieren. Der einzige Ausweg ist, Unvollkommenheit zu akzeptieren und trotzdem zu arbeiten.
Shippen schlägt Optimieren
Das Maß eines Workflows ist nicht, wie elegant er sich anfühlt. Es ist, wie viel Arbeit erledigt wird.
Ein chaotisches System, das shippt, schlägt ein sauberes System, das nicht shippt. Eine grobe Priorisierungsmethode, die produziert, schlägt ein ausgeklügeltes Framework, das stockt. Hässlicher Fortschritt schlägt schöne Vorbereitung.
Diese Umkehrung fordert die Annahmen der Produktivitätskultur heraus. Uns wird gesagt, bessere Systeme produzieren bessere Arbeit. Manchmal stimmt das. Aber oft verhindert die Suche nach besseren Systemen jegliche Arbeit.
Erst shippen. Später optimieren - wenn überhaupt.
Was du tatsächlich brauchst
Hier ist der minimal viable Workflow:
Ein Ort zum Erfassen. Wenn etwas getan werden muss, schreib es irgendwo hin. Ein Task-Manager, eine Textdatei, ein Papier-Notizblock. Erfassen verhindert Vergessen.
Ein Ort zum Sehen. Überblicke, was erfasst wurde. Wisse, was existiert. Sieh deine Projekte in einer Ansicht.
Ein Weg zum Priorisieren. Stell wichtige Dinge vor unwichtige Dinge. Das kann so einfach sein wie Reihenfolge in einer Liste.
Ein Weg zum Abschließen. Markiere erledigte Dinge als erledigt. Räum die fertige Arbeit weg, um zu sehen, was bleibt.
Alles andere - Kategorien, Tags, Zeitschätzungen, Fälligkeitsdaten, Abhängigkeiten, Automatisierungen - ist Verbesserung. Manche Verbesserungen helfen manchen Menschen. Die meisten sind für die meiste Arbeit unnötig.
Probier zuerst das Minimum. Füge Komplexität nur hinzu, wenn das Minimum versagt.
Einschränkungen umarmen
Kanmans Minimalismus ist ein Feature, keine Einschränkung.
Keine Tags bedeutet keine Zeit mit Kategorisieren. Keine Fälligkeitsdaten bedeutet keine falsche Dringlichkeit durch willkürliche Deadlines. Kein Zeit-Tracking bedeutet kein Overhead beim Stunden-Loggen. Keine KI bedeutet kein Algorithmus, der deine Entscheidungen anzweifelt.
Diese Einschränkungen verhindern Workflow-Optimierung. Du kannst nicht Stunden mit Tüfteln verbringen, weil es nichts zum Tüfteln gibt. Das Tool macht seinen Job und geht aus dem Weg.
Das frustriert Leute, die ausgeklügelte Systeme wollen. Es befreit Leute, die aufhören wollen Systeme zu bauen und anfangen wollen Dinge zu bauen.
Die Arbeit ist der Punkt
Dein Workflow existiert, um deiner Arbeit zu dienen. Nicht umgekehrt.
Wenn das Optimieren des Workflows zur Arbeit wird, ist etwas schiefgelaufen. Wenn du mehr Zeit mit dem System als im System verbringst, ist etwas schiefgelaufen. Wenn sich Tools wählen wie Produktivität anfühlt, ist etwas schiefgelaufen.
Die Arbeit ist der Punkt. Der Workflow ist nur, wie du sie siehst, organisierst und Fertigstellung trackst. Jeder Workflow, der dich diese Dinge tun lässt, ist gut genug.
Hör auf, nach Perfektion zu suchen. Fang an, das zu benutzen, was du hast.
Fertig mit der Suche nach dem perfekten Workflow? Bietet das Minimum: Projekte, Tasks, Prioritäten. Nichts zum Optimieren. Kanman - jährliche Workspace-Abos. €4 / Monat für Einzelnutzer, €10 pro Seat / Monat.
Marco Kerwitz
Founder of kanman.de