Dein Manager liebt das Planungstool. Farbcodierte Timelines, Swimlane-Diagramme, Fortschrittsprozentzahlen, exportierbare PDFs fürs Montags-Meeting. Das Tool verkauft sich über Transparenz.
Du hasst es. Jede Aufgabe braucht sechs Felder. Jedes Update pingt drei Leute an. Jede Statusänderung löst eine Benachrichtigungskette aus, die deine eigentliche Arbeit unterbricht. Das Tool wurde nicht für dich gebaut.
Gebaut für Beobachter, nicht für Macher
Enterprise-Planungssoftware folgt dem Geld. Einkaufsentscheidungen werden auf Manager-Ebene getroffen, also richten sich Features an Manager-Bedürfnisse: Dashboards, Reports, Audit-Trails, Berechtigungshierarchien.
Die Leute, die die Arbeit machen, bekommen was von der UX übrig bleibt.
Das erzeugt eine fundamentale Spannung. Die Aufgabe des Tools ist es, Arbeit für Beobachter sichtbar zu machen. Deine Aufgabe ist es, Arbeit zu erledigen. Diese Ziele kollidieren häufiger, als Anbieter zugeben.
Jedes Feld, das du ausfüllst, dient dem Reporting, nicht der Ausführung. Jedes Pflicht-Status-Update unterbricht deinen Flow, um ein Dashboard zu füttern, das du nie anschaust. Das Tool behandelt deine Aufmerksamkeit als Ressource zum Abschöpfen, nicht zum Schützen.
Die versteckte Steuer für Macher
Ich habe erlebt, wie Entwickler 20% ihrer Woche damit verbringen, Tools zu pflegen, statt Code zu shippen. Nicht Dokumentation schreiben - das ist nützlich. Die Artefakt-Ebene pflegen: Tickets aktualisieren, Zeit loggen, Karten verschieben, an Syncs teilnehmen, um zu erklären, was die Karten bereits zeigen.
Dieser Overhead potenziert sich. Unterbrechungen kosten nicht nur die Minuten, die man mit ihnen verbringt. Sie kosten die 23 Minuten, die man braucht, um den Fokus wiederzufinden. Ein Entwickler, der sechsmal am Tag angepingt wird, verliert Stunden an Context-Switching - bevor man die Pings selbst mitzählt.
Tools, die für Überwachung gebaut wurden, erheben diese Steuer ständig. Sie sind darauf ausgelegt, Informationen von Machern zu ziehen und an Beobachter weiterzuleiten. Die Macher zahlen; die Beobachter profitieren.
Was Macher-zentrierte Tools ausmacht
Kanman geht den umgekehrten Weg. Es gibt nichts zum Exportieren für eine Folienpräsentation, weil die Arbeit selbst das Status-Update ist. Keine Dashboards, keine Charts, keine Fortschrittsprozentzahlen.
Du siehst deine Projekte. Du ziehst sie per Drag-and-Drop zur Neupriorisierung. Du hakst Aufgaben ab. Das war’s.
Das ist keine Einschränkung - es ist eine Design-Entscheidung. Features, die nur Beobachtern helfen, werden nicht eingebaut. Jede Interaktion stellt eine Frage: Hilft das jemandem, Arbeit zu erledigen?
Das Ergebnis ist ein Tool, das still bleibt, bis du es brauchst. Keine Benachrichtigungen, außer du willst sie. Keine Gamification, die dich unter Leistungsdruck setzt. Keine Surveillance-Features, die deine Aktivität tracken.
Wann Überwachungs-Tools Sinn machen
Kurz gesagt - Enterprise-Planungstools sind nicht grundsätzlich kaputt.
Eine 500-köpfige Engineering-Organisation mit verteilten Teams über Zeitzonen hinweg, mehreren Produktlinien und komplexen Abhängigkeiten braucht wirklich Koordinationsinfrastruktur. Bei dieser Größe verhindert das Wissen, wer woran arbeitet, doppelte Arbeit, löst Blockaden und verhindert Projektkollisionen.
Das Problem sind nicht die Tools. Es ist die Anwendung von Enterprise-Lösungen auf Probleme, die sie nicht brauchen.
Viele Organisationen kaufen sich Zeit für Wachstum, indem sie frühzeitig Schwergewicht-Prozesse einführen. Sie nehmen an, das Wachstum wird den Overhead rechtfertigen. Stattdessen enden sie mit Prozesslandschaften, die zur Last werden - Tracking-Rituale, die mehr Energie verbrauchen als sie sparen.
So viele Prozesse wie nötig. So wenige wie möglich. Immer.
Die wahren Kosten von „Sichtbarkeit"
Die meisten Visibility-Features gehen weit über Koordination hinaus. Sie erzeugen Accountability-Theater - Beweis, dass Leute beschäftigt sind, nicht dass sie effektiv sind.
Ein Burndown-Chart mit Velocity sagt dir nicht, ob das Team das Richtige baut. Ein mit Zeit geloggtes Ticket verrät nicht, ob die Schätzung realistisch war. Ein Status-Feld, das seit drei Wochen auf „in Bearbeitung" steht, könnte bedeuten, dass die Arbeit schwer ist - oder dass jemand blockiert ist und es nicht sagen will.
Echte Koordination entsteht durch Gespräche, nicht durch Dashboards. Das Dashboard gibt Managern nur etwas zum Screenshotten.
Tools wählen, die auf deiner Seite stehen
Bevor du ein Arbeitstool einführst, frag dich, für wen es gebaut wurde. Schau auf die Preisseite. Schau auf die Feature-Liste. Schau auf den Onboarding-Flow.
Startet es mit deiner Arbeit oder mit administrativem Setup? Feiert es, was du geliefert hast, oder was du geloggt hast? Bleibt es still oder nervt es?
Tools, die deinen Fokus respektieren, haben gemeinsame Merkmale: minimale Oberflächen, optionale Benachrichtigungen, keine Gamification, keine Überwachung. Sie behandeln dich als Experten für deine eigene Arbeit.
Das Lieblingstool deines Managers mag super für Manager sein. Das macht es nicht automatisch super für dich.
Auf der Suche nach einem Tool, das dir aus dem Weg geht? Hält deine gestarteten Projekte im Blick - ohne Dashboards, ohne KPIs, ohne Streak-Druck. Kanman - jährliche Workspace-Abos. €4 / Monat für Einzelnutzer, €10 pro Seat / Monat.
Marco Kerwitz
Founder of kanman.de